플랜 담당자는 DOL/IRS에 의해 관리되고 있는 Annual Administration 관련 주요 일정을 잘 숙지하고, 필요한 기한을 반드시 지켜야 할 의무가 있다.

2024년 401(k) 은퇴연금 저축 동향 발표- Vanguard

▪직원들 평균 저축율은 급여의 12% / 96% 기업이 회사매칭 또는 Profit Sharing 제공
▪회사 매칭금액은 급여의 평균 약 4.6% / 참여자84%가 Target Date Funds 사용

미국의 대표적인 연금 플렛폼 가운데 하나인 Vanguard(뱅가드)에서는 24년째 매년 “How America Saves”보고서를 통해 401(k)/기업 연금의 저축 동향을 발표해 오고 있다. 최근 발표된 2024년 보고서에 따르면, 지난 몇 년간 도입된 SECURE Act 및 SECURE Act 2.0 법안으로 인해 크게 개선된 플랜 조항들의 영향으로 미국인들의 은퇴 연금에 다양한 긍정적인 효과를 가져온 것으로 나타났다. 지난 몇 년 동안의 불안정한 경제 상황에도 불구하고, 401(k) 플랜을 통해 은퇴 연금에 저축하는 미국인들의 평균 불입금이 직원 개인의 저축과 회사의 매칭을 포함해 급여의 약 12%로 나타났으며, 이러한 수치는 지난 24년 조사 기간 중에 가장 높은 수준인 것으로 알려졌다.

특히, 최근 도입된 Automatic Enrollment 조항이 의무화되면서, Vanguard 가 운영 중인 플랜의 전체 플랜 참가율은 82% 로 증가했고, Automatic Enrollment 조항을 도입한 플랜들의 경우에는 참여율이 약 94%에 달하는 것으로 조사되었다. 이 결과는 Automatic Enrollment의 의무화가 전체 미국인들의 401(k) 참여율을 크게 증대시켰으며, 결과적으로 더 많은 직장인들이 은퇴를 위한 저축을 늘리게 되는 효과를 가져왔다고 평가했다.

개인의 저축 금액과 참여율의 증가 이외에도, 다음과 같은 몇 가지 중요한 변화들이 추가로 발견되었다.

▪Eligibility 의 변화
2024년 전체 플랜 가운데, 약 76%의 플랜이 Eligibility 조항 가운데, 직원들 개인 불입을 입사와 동시에 허락하는 것으로 나타나, 전년대비 약 10% 이상 증가한 것으로 나타났다. 직원들은 입사와 동시에 개인들의 급여에서 은퇴연금을 불입할 수 있게 되기 때문에, 회사의 매칭 시점과 관계 없이, 누구나 개인 은퇴연금을 일찍 시작할 수 있고, 세금혜택을 받을 수 있게 되었다는 점이다.

▪Employer Contributions 동향
Vanguard 의 조사에 따르면, 약 50% 의 401(k) 플랜이 회사 매칭만을 제공하고, 36%의 플랜은 회사의 매칭과 더불어 추가로 Profit Sharing 을 제공하는 것으로 나타났다. 한편, 매칭은 제공하지 않고 Profit Sharing만 제공하는 기업은 약 10%를 차지하는 것으로 조사되었다. 결과적으로 전체 플랜의 약 96%에 달하는 플랜들이 회사 매칭 또는 Profit Sharing을 통해 직원들에게 은퇴연금을 지원하며, 전체 평균은 직원 급여의 약 4.6%를 지원하는 것으로 나타났다.

▪Target Date Funds 사용
조사 대상 플랜의 약 96%가 Target Date Fund(TDFs)를 제공하고 있으며, 전체 QDIA (의무적인 투자옵션) 가운데 약 98%는 Target Date Fund를 사용하고, 나머지 2%는 Balanced Fund를 사용하는 것으로 조사되었다. 특히, 전체 401(k) 참가자들 가운데 84%에 달하는 직원들이 Target Date Fund를 사용하고 있으며, 전체의 약 71%에 달하는 참여자들은 전체 투자 금액을 모두 Target Date Fund를 통해 투자하고 있는 것으로 나타났다. 결과적으로 많은 참가자들이 개인적인 포트폴리오 구성에 따른 리스크를 갖기 보다는 자동 투자옵션을 통해 리스크를 줄이는 선택을 하고 있다고 평가했다.

▪Roth 옵션의 활용
조사에 따르면, 2024년 전체 401(k) 플랜 가운데 Tax Free Income으로 사용 가능한 Roth(After Tax) 옵션을 도입하고 있는 플랜은 전체의 약 86%로 나타났으며, 지난 2020년의 74%에서 크게 증가한 것으로 조사되었다. 특히, 100인 이상의 Large Plan그룹에서는 약 95%의 플랜이 Roth 옵션을 함께 사용하고 있는 것으로 나타났다. 이러한 결과는 은퇴후 세금을 줄이기 위한 방안으로 Roth 옵션을 함께 사용하는 참가자들이 크게 늘고 있다는 것을 보여주며, 또한 2026년부터 새롭게 시행되는 고액연봉자의 Catch-up 에 대한 Roth 옵션 사용 의무화를 대비하는 차원으로도 분석될 수 있다.

▪Hardship Withdrawal 동향
지난 2024년에 401(k) 플랜에서 Hardship 을 통해 중도인출한 참여자들은 약 4.8%에 달하는 것으로 조사되어, 상대적으로 Hardship 인출 수준은 아직 낮게 유지 되고 있는 것으로 나타났다.

401(k) 플랜에서 퇴사직원 관리 방안

401(k) 플랜을 운영하는 기업주의 가장 큰 고민 가운데 하나가 바로 회사를 떠난 퇴사 직원들에 대한 관리이다. 일반적으로 퇴사한 직원은 회사와의 법적인 고용 관계가 중단 되지만, 401(k) 플랜과 관련해서는 직장인 연금플랜 법률(ERISA)에 따라 법적인 관계가 계속 유지된다. 즉, 기업은 퇴사한 직원이 401(k) 계좌를 아직 유지하고 있다면, 퇴사 직원도 일반 플랜 참여자로 간주해야 되며, 이들에 대해서도 거의 동일한 Fiduciary 책임을 지게 된다. 많은 경우, 퇴사직원들의 기존 계좌와 관련된 법적 분쟁이 빈번히 발생하고 있다는 점에서 기업주들은 퇴사한 직원들에 대한 관리 방법을 잘 숙지하고 필요한 사전 조치들을 취해야 한다.

▪401(k)플랜에서 퇴사직원의 지위
ERISA 법률에 따르면, 직장을 떠난 직원도 401(k) 계좌를 유지하고 있다면, 다른 직원들과 동일한 법적 권리를 가지게 되며, 기업 또한 동일한 대우를 해야 한다. 따라서, 401(k)플랜을 운영하는 기업주들은 은퇴연금과 관련하여 퇴사직원에 대한 법적인 지위를 올바르게 인지할 필요가 있다. 직원이 퇴사를 할 경우라도, ERISA 법률이 요구하는 Notice를 발송해야 하며, 만약, 401(k) 플랫폼을 변경하게 되면, 관련한 Notice 또한 퇴사직원들에게도 알려줘야 한다는 점을 명심해야 한다.

또한, 투자옵션과 관련해서도 퇴사직원들에게도 동일한 기준이 제공되어야 한다. 개인이 직접 투자를 하는 Participant Direct Investment 옵션을 채택하는 경우라고 하더라도, 기업주의 투자관련 Fiduciary 책임은 계속 유지된다. 따라서, 투자관련 변경사항이나 분석 내용 또한 퇴사직원들에게도 동일하게 제공되어야 한다.

▪퇴사직원들로부터 발생 할 수 있는 잠재적인 비용
퇴사직원의 401(k) 금액이 전체 플랜의 자산규모에 포함되기 때문에, 기업주들은 전체 플랜의 비용을 낮게 유지하는데, 퇴사 직원의 계좌가 큰 도움이 된다고 생각할 수 있다. 이러한 내용이 일부 사실이라고 하더라도, 특히 상대적으로 적은 금액을 유지하는 퇴사직원들이 보통 401(k) 계좌를 옮겨 가거나 인출하지 않는 경우가 대부분이라는 것을 기억해야 한다.

또한, 401(k)의 의무 감사(Audit) 규정에 따라 100인 이상의 참여자가 있는 경우라면, 매년 감사를 의무적으로 받아야 한다. 이때 참여자란 퇴사자를 포함하여 401(k) 계좌에 잔액을 가지고 있는 참여자를 모두 감안한다. 따라서, 현재 근무하고 있는 직원의 숫자가 낮은 경우라도, 퇴사자의 숫자가 많아진다면, 잠재적으로 매년 실시하는 감사에 대한 비용이 발생 할 수 있다. 결과적으로 기업주들은 퇴사자들의 Account에 대해서는 관리를 충실히 함으로서 잠재적인 비용을 줄일 수 있다.

▪Involuntary Cash-Out Rule 의 활용
일반적으로 퇴사직원들에 대한 관리를 위해 기업주가 권한을 가지고 강제로 퇴사직원의 계좌를 Cash-Out 할 수 있는 조항을 활용할 수 있다. 즉, 퇴사 직원 본인이 원치 않더라도, 기업주는 일정 금액의 소액을 보유하고 있는 계좌들은 강제로 Rollover 또는 Cash-Out 할 수 있다. 이때 $1,000 미만의 금액이 있는 계좌의 경우 퇴사직원 개인에게 Check 를 발행함으로서 계좌를 Close할 수 있다. 만약, $1,000 이상, $7,000 미만인 경우에는 해당 퇴사직원의 별도의 IRA 계좌를 오픈하고, 해당 금액을 Rollover 하고 나서 계좌를 닫을 수 있다. 만약, 퇴사자의 금액이 $7,000 이상이라면, 기업주는 강제로 해당 계좌를 Rollover하거나 Cash-Out할 수 없기 때문에 직원이 퇴사를 함과 동시에 해당 계좌들을 Review할 필요가 있다.

▪Missing Participants에 대한 관리
많은 경우 퇴사직원에 대한 관리가 소홀하여 문제가 발생하는데, 특히 퇴사직원에 대한 연락처나 비상연락처를 관리하는 것이 매우 중요하다. 만약, Involuntary Cash-Out 이상에 해당하는 금액을 보유하고 있는 퇴사자들의 경우라도, 회사는 자발적인 Rollover 옵션을 적극 안내하여 스스로 401(k) 계좌를 옮겨 갈 수 있도록 해야 하는데, 그러기 위해서는 퇴사 직원들에 대한 지속적인 관리가 필요하다.
만약, Involuntary Cash-Out 에 해당하는 금액을 보유한 퇴사직원이 연락이 안되는 문제를 해결하기 위해서는 Pen Checks 와 같은 기관을 통해 처리 할 수 있다. 하지만, 그 이상의 금액을 보유한 퇴사자들에 대해서는 Plan을 Terminate하는 시점까지 문제가 지속된다는 것을 명심해야 한다.

한편, 최근 SECURE Act 2.0법안에 따라 DOL은 연락이 안되는 퇴사자들을 위한 처리 방법으로 Retirement Savings Lost and Found Database 시스템을 설치하고 있으며, 향후에는 기업주들이 퇴사자 처리를 위해 유용한 도구로 사용 할 수 있을 것으로 예측되고 있다.

▪퇴사직원들로부터 발생할 수 있는 Risk
앞에서 강조한 바와 같은 401(k) 플랜에서 퇴사직원은 현재 재직중인 직원들과 동일한 법적 지위를 가지고 있으며, 특히 잠재적인 법적 분쟁의 매우 중요한 요소가 된다. 기업주들은 많은 401(k) 관련 법적분쟁이 퇴사직원들의 401(k) 계좌로부터 발생한다는 점을 반드시 기억해야 한다. 많은 경우, 회사에 재직하고 있는 직원들 보다도 관리가 소홀해지거나, 법적인 책임을 다하지 못하는 경우에 퇴사한 직원들의 401(k) 계좌가 기업주에게 더 큰 리스크가 될 수 있다는 점을 명심해야 한다.

401(k) Committee의 ERISA Loyalty and Prudence 의무

401(k) 플랜을 운영하는 기업주는 ERISA에서 말하는 수탁 의무가 실제 업무에서 어떻게 이행되어야 하는지에 대한 현실적인 의문점을 가지고 있다. 특히, Loyalty and Prudence 의무에 대한 실무 차원에서의 정의가 어떻게 되며, 그 책임의 범위가 어떻게 되는지 또한 어떤 과정을 통해 업무를 진행해야 하는지에 대한 고민을 가지고 있다. 최근 법원에서 판결이 난 Case를 통해 실무적인 차원에서의Loyalty & Prudence의무를 어떻게 지켜야 하는지 살펴보자.

지난 2025년 6월 26일 매사추세츠 지방법원이 판결한 “Waldner v. Natixis Investment Managers, L.P.외 사건에서 정식 재판 끝에 401(k)의 Sponsor이자 피고인 Natixis Investment 에 대한 모든 혐의에 대해 무혐의 판결을 내린 바 있다. 이 사건에서 원고들은 피고인 401(k) Sponsor 가 플랜의 투자옵션 관리에서 ERISA Duties of Loyalty and Prudence 를 위반함으로서 플랜에 참여한 직원들이 투자에서 손해를 입었다고 소를 제기한 바 있다. 법원은 전체 재판 과정을 통해 ERISA 법률이 정하는 이와 관련된 의무사항에 대한 실무적인 가이드라인이 될 만한 내용들을 주요 판결문으로 다뤘다. 이 판결문의 주요 내용은 향후 401(k) 를 운영하는 기업주들이 401(k) Committee 를 통해 어떻게 수탁의무를 충족할 수 있는지 잘 보여주고 있다.

“Prudent Process” 의 정의
판결문의 따르면 “Prudent is about process, not results.” 라고 정의하며, 기업주는 결과에 대한 책임보다는 과정을 얼마나 Prudent 하게 처리하는지가 더 중요하다는 결론에 이르렀다. 이와 관련된 아래 전체 판결 문구를 살펴보면, 이러한 과정에 대한 실례를 더욱 자세히 살펴볼 수 있다.

Prudent procedures include “appointing an independent fiduciary, seeking outside legal and financial expertise, holding meetings to ensure fiduciary oversight of the investment decision, and continuing to monitor and receive regular updates on the investment’s performance.” … These procedures are not a “uniform checklist,” but rather indicators that a fiduciary is “engag[ing] in a reasoned decision-making process, consistent with that of a prudent man acting in a like capacity.”

판결문에 따르면, “401(k) 플랜 담당자 또는 Committee가 독립된 Independent Fiduciary 를 채용하고, 독립적인 법적, 재무적 전문가의 도움을 받고, 투자옵션에 대한 분석을 위한 정기적인 Committee 미팅을 진행하고, 투자옵션들에 대한 정기적인 분석리포트를 받고, 모니터링을 지속적으로 했다면, 이는 기업주가 ERISA 의 Loyalty & Prudence 책임을 다했다”라고 해석되고 있다. 또한, “이러한 절차는 정해진 Uniform Checklist 에 따라 하는 것이 아니고, 수탁자가 Prudent Man 원칙에 준하는 합리적인 의사 결정 과정에 참여하고 있음을 나타내고 있다”고 판결하였다.

“Prudent Process” 의 사례들
판결문의 따르면 401(k) Committee가 취한 다양한 사례들을 통해 Prudent Process의 사례들을 제시하고 있다.

▪첫째, 전문가의 도움을 받아왔다. (Seeking and taking the counsel of experts)
o 401(k) Committee는 3(21), 3(38), 3(16) 과 같은 “Independent Fiduciary” 서비스를 별도로 채용하지는 않았지만, 외부의 Legal & Financial Expertise를 통해 분기별 Consulting Report 를 받아왔다.
o Financial Expertise로 참여한 업체 Mercer는 투자 펀드 메뉴 결정에 대한 자문을 받았고, 그들의 자문을 받아들여왔다.
o 또한, ERISA Counsel 서비스를 통해 연간 3회에 달하는 Fiduciary Training을 진행했고, Investment Policy Statement 작성 업무의 도움을 받았다.

▪둘째, 주기적인 Committee 미팅을 시행해 왔다. (Regular Meetings)
o 플랜 운영 초창기에는 Committee 미팅을 정기적으로 운영하지 못 했으나, 2019년 이후부터는 연간 3회의 정기적인 Committee 미팅을 개최해 왔다.

▪셋째, 펀드메뉴에 대한 정기적인 리뷰를 시행해 왔다.(Regular review of fund menu policy)
o Committee는 공식적인 Investment Structure Review 를 시행하지는 않았지만, 주기적인 미팅에서 Mercer가 제공한 각 펀드들의 수익률과 비용에 대한 점검을 해왔다. 또한, small/mid-cap equity 옵션 가운데 중복된 옵션들을 제외했다.

▪넷째, 수익률이 낮은 펀드에 대한 조치(Taking prudent actions with respect to underperforming funds)
o Committee는 정기적인 미팅에서 주기적으로 펀드는 추가/삭제하는 과정을 진행했고, 필요한 경우 수익률이 낮아진 Low Quality 에 해당하는 펀드나 펀드의 Management 과 Strategy 가 플랜의 IPS와 차이가 있는 펀드들을 Watch List를 통해 관리해 왔다.

2025년 Q3주요 Compliance 일정

▪July 31
o 2024년 401(k) 플랜의 FORM 5500을 보고하거나, FORM 5558 양식을 통해 Extension 을 신청해야 한다.
o FORM 8955-SSA를 통해 전년도에 회사를 퇴사했지만, 아직 플랜에 잔액을 보유하고 있는 직원의 관련 정보를 IRS에 보고하거나, 10월 15일까지 다시 Extension 을 신청해야 한다. 참고로, 해당 직원이 계좌에서 자금을 인출하면, FORM 8955-SSA양식을 통해 다시 제출하여 해당 금액의 Distribution 을 보고해야 한다.

▪September 15
o Partnership이나 S Corp.의 기업주가 세금보고를 연기한 경우, 401(k)/Pension 플랜의 기업주 Contribution을 넣어줘야 하는 마지막 Deadline이다. 따라서, 2024년 Plan에 대한 Employer Matching, Profit Sharing 또는 Pension 금액을 9월 15일 이전에 불입해야 한다.

▪September 30
o FORM 5500 를 7월 31일까지 Filing한 플랜의 경우, 9월 30일까지 Summary Annual Report(SAR)를 직원들에게 제공해야 한다.