플랜 담당자는 DOL/IRS에 의해 관리되고 있는 Annual Administration 관련 주요 일정을 잘 숙지하고, 필요한 기한을 반드시 지켜야할 의무가 있다.

IRS와 노동청(DOL), 401(k) Forfeiture Account 관련 새로운 규정안 발표

IRS와 노동청(DOL)이 지난 2023년 초 발표한 “401(k) Forfeiture Account의 규정 개정안” 내용이 대략적인 윤곽이 드러났다. 이 규정안에 따르면 IRS와 DOL은 2024년 1월 1일 이전에 발생한 Forfeiture 금액에 대한 처리 방법과 그 이후에 발생한 금액에 대한 처리 내용들을 구체적으로 제시하고 있다. 아직 공식적으로 새로운 규정이 발효되지는 않았지만, 최근 Forfeiture Account의 처리와 관련해 많은 Compliance 문제가 발생하고 있는 점을 감안하여, Plan Sponsor는 미리 현재 플랜의 상황을 점검하고 빠르게 대처할 필요가 있다.

401(k) Forfeiture Account에 대한 공식적인 절차 제시

Forfeiture Account는 회사를 그만둔 직원들에게서 발생하는 Un-vested 잔액을 말하며, ERISA의 관련 규정에 따르면, 이 금액들은 반드시 플랜과 참여자 그리고 Beneficiaries 의 혜택을 위해 사용하도록 규정하고 있다. 또한, 이 금액은 앞으로 발생하게 될 Employer Contributions으로 사용 할 수 있고, Plan 운영 비용으로 충당하거나, 또는 현재 플랜에 참여하는 직원들에게 다시 Allocation 도 할 수 있다.

IRS는 이러한 Forfeiture 금액을 적시에 사용해야 한다는 점을 오랫 동안 강조해 왔는데, 이번에 발표된 새로운 개정안을 통해 이 금액을 언제 어떻게 사용해야 하는지에 대한 구체적이고 공식적인 절차를 제시하고 있다.

2024년 이전에 발생한 Forfeiture Amount의 처리

새로운 규칙 가운데 가장 중요한 부분 중에 하나는 2024년 이전에 발생한 Forfeiture 금액들을 어떻게 처리하는가에 대한 내용이다.

▪2024년 1월 1일 이전에 발생한 Forfeiture Amount의 처리

2024년 1월 1일 이전에 발생한 Forfeiture Amount는 Grandfather규정 적용을 받아, 새로운 규정과는 관계 없이 Grace period 가 적용되기 때문에, 2024년 1월 1일 이후에 발생한 것으로 취급하여 Plan의 첫번째 Year 에 발생한 것으로 취급하게 된다. 일반적으로 Forfeiture Amount는 Plan Year를 기준으로 12개월 이내에 소진하는 것을 원칙으로 하기 때문에, 이 금액들은 2025년 12월 31일 이전까지 모두 소진하면 된다.

▪Forfeiture Account에 사용에 대한 명확한 가이드라인 제시

Forfeiture Amount는 다음 4가지 방법으로만 사용해야 한다.
1) 회사의 Matching 금액이나 Non-elective contributions으로 제공할 수 있다.
2) Reasonable 한 Plan Expense로 사용 할 수 있다.
3) 추가적인 Matching 또는 추가적인 Non-elective contribution으로 제공 할 수 있다.
4) 플랜 참여자들에게 일괄적으로 재분배 할 수 있다.

▪Forfeiture Account사용 기간에 대한 명확한 가이드라인 제시

Forfeiture Amount는 Plan Year 마지막 날을 기준으로 12개월 내에 모두 소진해야 한다. 만약, 2025년에 Forfeiture Amount가 발생했다면, 2026년 12월 31일까지 모두 소진해야 한다.

Forfeiture Amount를 사용하지 않을 경우

만약, 정해진 시간과 정해진 곳에 Forfeiture 금액을 사용하지 않을 경우에는 의무적으로 모든 현재 Plan 참여자들에게 재분배 되는 것을 원칙으로 하고 있다. 또한, 새로운 규정을 통해 IRS는 만약 고용주가 Forfeiture Amount를 사용하지 않을 경우, 플랜의 가이드라인대로 운영하지 않는다고 판단할 것이며, 별도의 플랜 감사를 통해 벌금이나 벌칙을 부과할 것이라는 내용을 포함하고 있다. 이와 별도로 직원들로부터 법적인 소송 대상이 될 것이다.

Plan Sponsor가 해야 할 일

IRS와 DOL에 제시한 새로운 규정은 아직까지 공식적으로 시행이 되지는 않고 있지만, 곧 강제사항으로 발표 될 예정이다. Plan 담당자들은 새로운 규정 시행을 앞두고, 지금부터 플랜에서 발생하고 있는 Forfeiture Account를 주기적으로 확인하고, 해당 플랜에서 포함하고 있는 사용 목적을 다시 점검할 필요가 있다. 만약, 과거에 발생한 Forfeiture Amount가 있다면, 정해진 시간 이내에 소진함으로서 관련된 규정 위반이 발생하지 않도록 주기적인 점검이 필요하다.

Missing Participants 에 대한 Plan Sponsor의 의무사항

기업연금 Sponsor는 플랜 참여자의 Benefit을 위해 연금 자산을 적법한 절차를 통해 관리해야 할 수탁의 책임을 가지고 있다. 여기서 말하는 플랜 참여자란 현재 근무중인 직원 뿐만 아니라, 회사에서는 퇴직을 했지만 연금 플랜에 Balance를 가지고 있는 전 직원들을 포함한다. 따라서, 퇴사한 직원이 플랜에 연금자산을 여전히 보유하고 있다면, 기업주의 수탁의무와 그 책임은 그 퇴사한 직원들에게까지 지속된다.

현실적으로 기업주는 퇴사한 직원의 정보를 최신으로 관리하는 것이 쉽지 않다. 하지만, ERISA 법에 따라, DOL은 기업주로 하여금, 퇴사한 직원이 연금 자산을 플랜에 여전히 보유하고 있을때 퇴사한 직원들의 최근 정보를 유지 관리하는 것을 요구하고 있다. 만약, 퇴사한 직원에 대한 정보가 관리되지 않아, 자산에 문제가 발생 할 경우, 그 책임은 여전히 기업주에게 돌아간다.

최근 DOL은 퇴사 직원 관리에 대한 현실적인 문제를 해결하기 위한 대안으로 몇가지 개선책을 발표했다. 우선, 기업주가 퇴사 직원에 대한 은퇴연금을 강제로 Distribution 할 수 있는 Force-out 금액을 기존 $5,000 에서 $7,000 로 인상한 바 있다. 이 조항에 따라, 퇴사 직원이 $7,000 미만의 소액 연금 자산을 보유하고 있다면, 직원의 동의 없이 플랜에서 강제로 Distribution 처리 할 수 있게 되었다.

또한, DOL은 퇴사 직원에 대한 지속적인 기업주의 수탁의무 이행을 돕기 위해, 퇴사 직원에 대한 관리 가이드라인을 구체적으로 제시했다. 이 가이드라인에 따르면, 기업주가 퇴사 직원의 정보를 관리하기 위해 다음과 같은 4가지 분야에 대해 적절한 조치를 취해야 Best Practice로 인정하게 된다.

1. 퇴사직원에 대한 적절한 정보 유지 및 관리 (Maintaining Adequate Records)

DOL은 401(k)/기업연금에 연금을 가지고 있는 직원이 퇴사하더라도 주기적으로 퇴사 직원에 대한 정보를 Update하고 관리해야 할 것을 요구하고 있다. 기업주는 퇴사직원에게 배달되지 않는 우편물이나 반송되는 수표등이 있을 경우 적시에 이를 기록하고 관리해야 한다. 또한, 퇴사 직원들이 본인의 Beneficiary 정보를 정기적으로 갱신하도록 하는 정보를 안내하도록 하고 있다. 이러한 모든 과정을 기록하고 합리적으로 최신 상태를 유지해야 한다. DOL은 기업주가 최소한 반기별로 퇴사 직원을 포함한 전체 플랜 참가자의 정보를 검토하고 연락처등의 정보를 지속적으로 갱신하는 것으로 요구하고 있다.

2. 퇴사직원과의 지속적인 커뮤니케이션 Process 유지 (Communication Process)

퇴사직원이라 할 지라도, 은퇴연금을 플랜에 보유하고 있다면, 여전히 플랜에 대한 최신 정보가 제공되도록 조치해야 한다. 특히, 플랜에 대한 변경 사항이 있으면 그 내용을 제공해야 하며, 플랜 담당자의 전화번호, 이메일 또는 주소등 최신 연락처 정보가 제공되도록 해야 한다.

3. 퇴사직원에 대한 적극적인 Search (Active Searches for Missing Participants)

최근 SECURE Act 2.0 법안에 따라 DOL은 장기간 Missing된 401(k) 가입자들을 찾고, 장기간 방치된 401(k) 연금을 찾을 수 있도록 하기 위해, “Missing Participant Database”를 설치하고 있다. 정부 차원의 이러한 노력과 별개로, 기업주 또한 연락이 되지 않는 퇴사 직원들을 적극적으로 찾기 위해, Beneficiary 에게 연락하거나, Certified Mail 을 발송하거나, 각종 Online 수단을 통해 직원을 찾는 노력을 해야 하고, 필요하면 전문적인 검색서비스 등을 통해 그 의무를 다해야 한다.

만약, 퇴사직원과의 클레임 문제가 발행했을때, DOL은 기업주가 얼마나 적극적으로 퇴사직원들을 찾고, 연락을 취했는지 등을 통해 충분히 그 의무를 다했는지 평가하게 된다.

4. 퇴사직원 관리 절차와 조치에 대한 적절한 문서화 (Documentations of Procedures)

만약, 기업주가 퇴사직원을 찾기 위한 의무적인 조취를 취하지 않거나, 관련 문서를 유지 하지 않을 경우 수탁의무를 이행하지 않은 것으로 간주하게 된다. 기업주는 퇴사직원들을 찾고, 최근 정보를 유지하기 위한 적절한 절차와 조치에 대한 문서를 만들고 유지해야 할 의무를 가진다.

2025년 Q2주요 Compliance 일정

▪April 15
Sole Proprietor 또는 C-Corp로 세금보고하는 기업이 4월 15일까지 세금보고를 하는 경우 2024년 Employer가 제공하는 매칭, Profit Sharing 또는 Pension 금액을 Deposit 해야 하는 Deadline 이다.

▪April 15
2024년 개인 불입금액 가운데 Excessive Deferral 이 있었을 경우, Double Taxation 을 피하기 위해 해당 금액을 Refund 해야 하는 Deadline이다.

▪June 30
ADP/ACP Testing에 Fail한 경우 고액연봉자(HCEs)의 연금을 Refund 해야 하는 Deadline이며, 만약 6월 30일이 지날 경우에는 Refund 금액의 10%에 대한 Excise tax가 부과된다.