401(k)플랜을 운영하는 기업주나 HR담당자의 Fiduciary 업무에는 기한을 지켜야 하는 업무(Deadline Tasks), 기록을 해야 하는 업무(Plan Records), 그리고 주기적인 업무(Periodic Tasks) 등 세 가지로 구분할 수 있다. 이 가운데 기업주나 HR 담당자가 반드시 주기적으로 실행해야 하는 Fiduciary 업무를 정리해 보자.

기업주/HR 담당자는 401(k)플랜의 Plan Documents를 주기적으로 Review하고 그 내용에 따라 플랜이 운영되고 있는지 확인 할 의무가 있다. 특히, Adoption Agreement와 Summary Plan Description(SPD) 의 내용을 숙지하고 문서의 조건대로 플랜이 운영되고 있는지 점검해야 한다.

기업주/HR 담당자는 플랜에서 허락하는 모든 직원들이 플랜에 가입 할 수 있도록 공정한 기회를 제공해야 한다. W2를 받고 있는 직원들의 최신 개인정보를 주기적으로 Update하고 플랜 가입 조건을 충족한 직원들을 대상으로 Enrollment 양식을 적시에 제공해야 함으로서 직원들의 가입 누락 위험을 줄여야 한다.

새롭게 입사한 직원들이 플랜 가입 조건을 충족하기 이전에 반드시 401(k)와 관련된 자료들을 제공해야 한다. 다음의 자료들을 사전에 제공함으로서 401(k) 가입을 희망하는 직원들이 적절한 절차를 거칠 수 있도록 지원해야 한다.

• 401(k) Enrollment Form (Paper 양식 또는 Online 양식)
• Summary Plan Description (SPD) / Participant Fee Disclosure
• 각종 Participant Notices (Safe Harbor Notice, Automatic Enrollment, QDIA Notice 등)

기업주나 HR 담당자는 해당 401(k) 플랜에서 명시하고 있는 급여(Compensation)에 대한 기준을 확인하고 직원의 저축금액 또는 회사의 Matching 금액이 플랜에서 정해 놓은 급여 기준에 맞게 계산되고 있는지 또한, 제대로 Contribution 되고 있는지를 확인할 의무가 있다. 만약 100인 이상의 직원이 참여하고 있는 Large Plan의 경우라면 매년 실시하는 401(k) 감사(Aduit)에서 제대로 된 급여 기준을 적용하고 있는지 여부를 반드시 확인하게 된다.

만약 401(k)플랜에서 직원들에게 융자(Loan)를 허락하고 있다면, 기업주나 HR 담당자는 모든 융자에 대한 관리 감독을 철저히 해야 한다. 특히 플랜의 Loan Policy를 지키고 있는지, 융자의 Promissory Note에 따라 융자 상환이 이뤄지고 있는지 등을 항상 주기적으로 확인해야 한다. 만약 융자에 대한 상환이 3개월(1개 분기)이상 이뤄지지 않을 경우, 401(k) 융자 불이행(Default)으로 간주되어 해당 직원이 세금과 함께 IRS 벌금을 내야 하는 경우가 발생할 수 있다. 회사에 근무하고 있는 직원은 물론 401(k) 융자를 가지고 직원이 퇴사한 경우에도 플랜이 정한 원칙에 따라 적절하게 관리해야 한다.

일반적으로 직원 개인들이 급여에서 저축하는 401(k) 금액과 융자 상환금은 직원들의 매 Payroll에서 차감하고 해당 Account 에 적시(Timely)에 입금을 해 줘야 한다. 일반적으로 100인 미만의 기업은 급여일로부터 7일 이내에 Deposit 해야 하며, 100인 이상의 기업은 다음 달 15일 이전에 반드시 해당 금액들을 개인의 401(k) Plan Account에 입금해야 한다. 회사가 제공하는 Matching 금액의 경우 매 급여일에 넣어주는 방식을 채택한 경우라면 개인의 불입금 입금과 동일한 기준으로 Deposit 해야 한다. 만약, 회사의 Matching을 1년에 1회 넣어주는 경우라면 회사의 법인 Tax Filing 날짜 이전에 반드시 401(k) Account에 입금해 줘야 한다.

매년 IRS 에서 발표되는 401(k)의 개인 불입 한도금액을 확인하고 직원들이 숙지할 수 있도록 해야 한다. 또한, 급여에서 개인들이 저축하고 있는 금액이 연간 최대 불입한도 금액을 넘지 않도록 관리해야 하며 특히 Pre-tax 와 Roth 401(k)를 동시에 저축하는 직원의 경우, 두 Account의 합계가 연간 최대 불입한도 금액을 넘지 않도록 점검해야 한다.

기업주나 HR 담당자들은 적어도 분기에 1회 정도 주기적으로 플랜의 운영상황을 점검하고 필요한 조치들을 취해야 한다. 특히, 퇴사한 직원들에 대한 Status 를 확인하고 필요한 경우 퇴사 직원들의 401(k) 잔액에 대한 Cash-out (Force Out) 여부를 결정해야 한다. 또한, 직원들의 401(k) 융자 금액에 대한 상환이 제대로 이뤄지고 있는지 점검하고 플랜에 Forfeiture 금액이 발행하고 있는지, Forfeiture 금액을 언제, 어떻게 사용할 것인지 등을 주기적으로 점검해야 한다.