1. 10월 15일 – FORM 5500 Filing

만약, 7월 31일에 2023년도 FORM 5500 을 Filing하지 않고, 기한을 연장해 두었다면, 오는 10월 15일이 연장된 최종 기한에 해당한다. 따라서, TPA가 있는 플랜의 경우, TPA에게 FORM 5500 제출을 다시한번 확인할 필요가 있다. 만약, TPA가 없는 플랜의 경우 해당 401(k) Recordkeeper에게 연락해서 확인해야 한다. 만약, 100인 이상의 직원이 참여하는 Large Group 인 경우, 2023년 Plan에 대한 Audit 결과 여부를 확인하고, 그 결과를 FORM 5500 에 반드시 포함하는 절차를 거쳐야 한다.

2. 11월 1일 - 2025년 Safe Harbor Plan Election

2025년부터 Safe Harbor 401(k) 플랜을 도입하고자 하는 기업의 경우라면, 반드시 2024년 11월 1일 이전에 Plant을 설치하는 것이 원칙이다. 만약, TPA와 일을 한다면, 11월 1일 이전까지 SS-4 양식을 통해 Trust 를 셋업해야 하고, Plan Document 가 완성되어 한다. 그 이후에는 Recordkeeper를 통해 개인들의 401(k) Account 설립을 마쳐야 하며, 남은 기간 동안 Payroll 에서 개인들의 401(k) 불입이 가능하도록 조치해 줘야 하는 것이 원칙이다.

3. 12월 1일 – 각종 Employee Notices 발송

*Safe Harbor 401(k) Notice
회사가 Safe Harbor 401(k)플랜을 운영하고 있다면, 정해진 기한 내에 Safe Harbor 플랜과 관련된 Notice를 직원들에게 제공해야 하다. Safe Harbor 401(k) Notice는 처음 플랜에 가입이 가능한 직원들에게는 최대 90일 이전 이내에 해당 플랜의 내용을 포함한 Notice를 제공해야 한다. 또한, 매년 플랜의 시작일로부터 최소 30일 이전 (최대 90일 이내)까지 해당 Notice를 직원들에게 제공해야 한다.

*Qualified Default Investment Alternative (QDIA) Notice
모든 플랜 Participants 들은 처음 플랜에 Eligible 이 된 시점에 QDIA Notice를 제공받아야 한다. 직원이 401(k)에 가입할 자격을 갖추게 되면, 최초 가입 가능일로부터 30일 이전에 첫번째 Notice가 제공되어야 하며, 그 이후에는 플랜에 가입한 직원에게는 적어도 연간 1회 이상 제공하는 것이 원칙이며, 새해 1월 1일을 기준으로 30일 전인, 전년도 12월 2일까지는 반드시 QDIA Notice를 제공해야 한다.

*Automatic (Negative) Enrollment Notice
401(k) 플랜이 Automatic Enrollment 옵션을 사용하고 있는 경우라면, 기업주는 새해 플랜이 시작되는 시점 (Calendar Year 라면, 매년 1월 1일 기준)으로부터 30일이전까지 (최대 90일 이전) 직원들에게 관련된 Automatic Enrollment Notice를 제공해야 한다.

*Participant Fee Disclosure – 404(a)(5) Notice
Participant Fee Disclosure는 플랜 Administrator 가 직원들에게 의무적으로 제공해야 하는 Notice 가운데 하나로서, 연금 투자 결정을 위한 플랜 비용을 이해할 수 있도록 하는 서류이다. 직원이 401(k)에 가입할 자격을 갖추게 되면, 최초 가입 가능일로부터 그 이전에 첫번째 Notice가 제공되어야 하며, 그 이후에는 플랜에 가입여부와 관계 없이 모든 직원들에게 연간 1회 이상 제공하는 것이 원칙이다. 특히, Fee Disclosure 에는 투자옵션, 투자방식, 투자와 관련된 각종 비용, 융자의 절차와 관련 비용 뿐 만 아니라, 각 투자 옵션에 대한 과거 투자결과, 벤치마크 자료등의 비교자료를 반드시 제공해야 한다. 일반적으로 Fee Disclosure 내에는 온라인에서 제공하는 각 투자옵션에 대한 자세한 사항을 안내하도록 하며, Fee Disclosure Notice는 직원들에게 Electronically 제공하는 것을 허락하고 있다.

*Summary Annual Report (SAR) 제공
만약 전년도의 FORM 5500 Filing이 7월 31일 기한이내에 제출되지 않고, 제출을 연장한 경우라며, 기업주는 당해연도의 12월 15일까지 반드시 Summary Annual Report(SAR)을 플랜 Participants 들에게 제공해야 한다.

SAR의 경우 FORM 5500 와 플랜의 Financial Statement 이 포함된 요약된 연간 플랜 보고서로서 매년 정해진 기간 이내에 직원들에게 제공되어야 한다. SAR의 제공 기한은 Plan Year가 종료된 시점으로부터 9개월이 지나기 전에 제공되어야 한다. 즉, FORM 5500 제출 기한(7월 31일)으로부터 2개월 이내에 제공되어야 한다. 만약, FORM 5500 제출이 연장된 경우라면 (10월 15일), 연장된 날로부터 2개월 인 12월 15일 이전까지 SAR이 플랜 Participants 들에게 제공되어야 한다.