특히, 직원들에게 제공해야 하는 Disclosure 를 제공하지 않음으로해서 IRS로부터 제재를 받거나 최악의 경우에는 401(k) 플랜의 자격상실(Plan Disqualification)이 될 수 있기 때문에 사소한 일이지만 기업주나 HR 담당자들이 반드시 숙지하고 필요한 조치들을 취해야 한다.

직장인은퇴소득보장법(ERISA)은 401(k)플랜을 운영하는 기업주에게 정기적으로 또는 부정기적으로 플랜과 관련된 다양한 정보들을 Participant Disclosure 형태로 제공하도록 강제하고 있다. Disclosure 는 크게 3가지로 나눠지는데 첫번째는 모든 401(k) 플랜이 공통으로 제공해야 하는 양식, 두번째는 특정한 플랜 옵션이 있는 경우 제공해야 하는 양식, 그리고 세번째는 특정한 Event 가 있는 경우에 반드시 제공해야 하는 양식등으로 구분된다. 이와 더불어 Disclosure 양식을 제공해야 하는 기한 또는 방법등도 숙지해 두어야 할 필요가 있다.

1. 모든 401(k) 플랜이 공통으로 제공해야 하는 Disclosures
401(k)플랜을 제공하는 기업은 공통적으로 다음의 Disclosure 를 직원들에게 제공해야 한다.

2. 특정한 옵션을 가진 401(k) 플랜에서 제공해야 하는 추가적인 Disclosure
401(k)플랜이 특정한 옵션을 포함하고 있는 경우에는 추가적으로 필요한 Disclosure 를 직원들에게 제공해야 한다.

3. 특별한 Event가 있는 경우 제공되어야 하는 401(k) Disclosure
플랜운영과 관련하여, 특별한 Event 가 발생한 경우에는 그에 부합하는 별도의 Disclosure를 제공해야 한다.

4. 401(k) Disclosure에 대한 직원의 권리 및 Notice 제공방법

• 401(k)에 참가하는 직원들의 경우 언제든지 최근 플랜과 관련된 정보를 요청 할 수 있으며 서면으로 요청한 날로부터 30일 이내에 해당 요청사항을 기업주가 제공해야 한다. 이 때 필요한 경우 요청한 직원에게는 비용 부담을 요청할 수 있다. 직원들이 요청할 수 있는 자료들로는 최근의 플랜 SPD, 최근의 FORM 5500, 401(k) Plan 계약서, Trust Agreement, 기타 401(k) 플랜 설치 및 운영과 관련된 문서들이 포함된다.
• 401(k) 플랜의 Participant Disclosure 를 제공할 때는 회사 서면으로 직원들에게 제공하거나 직원들의 Mailing Address로 우편으로 전달 할 수 있다. 또한, ERISA 법에서 허락하는 조건에 부합할 경우라면 웹사이트나 직원의 이메일등을 통해 Electronically 제공 할 수도 있다. 반면, 제공되어야 하는 Notice들을 회사의 Break Room 이나 Common Area 에 게시하는 방법은 인정되지 않는다.