1. 법률이 정한 Fidelity Bond 미 가입 또는 커버리지 부족
ERISA(직장연금법)의 규정에 따르면, 모든 401(k) 플랜을 운영하는 기업들은 플랜 전체 자산규모의 10% 이상, 최대 오십만불 까지를 Cover하는 Fidelity Bond를 반드시 가입하고 유지해야 할 의무가 있다. Fidelity Bond는 일반적으로 사기 또는 부정행위에 의한 플랜자산의 손해를 보상하기 위한 보험커버리지이다. 만약, 우리 회사 전체 401(k)의 밸런스가 백만불인 경우에 최소한 십만불 이상에 대한 Fidelity Bond 커버리지를 유지해야 한다. Bond 가입 액수가 적을 경우 별도의 패널티는 부과되지 않지만, DOL 과 IRS의 관할에서 Red Flag 이 뜨게 되기 때문에 중장기적으로 감사의 대상이 될 수 있다. 한인 기업들의 다수에서 401(k) 플랜에 Fidelity Bond에 가입되어 있지 않거나, 커버리지가 부족한 상황들을 다수 목격하게 된다. Fidelity Bond의 경우 일반적으로 2-3년의 커버리지를 한번에 구입하는데, 구입 비용은 매우 저렴한 편이다.

2. 401(k) 불입액에 대한 Account Deposit지연
ERISA 법률에서는 401(k) 금액의 불입시기에 대한 일정한 가이드라인을 제시하고 있는데, 일반적으로 기업주가 매칭해 주는 연금 금액은 매달 불입하거나, 또는 해당 연도의 기업 세금보고 전까지 일시불로 불입할 수 있어, 기업이 다소 유동적으로 운영할 수 있다. 하지만, 직원들 개인이 납입하는 불입금에 대해서는 매우 까다로운 규정을 적용하게 되는데, 이는 직원들의 401(k) 납입 금액을 기업이 원천 징수하고 이를 다른 용도로 사용하지 못하도록 강력하게 규제하기 때문이다. 노동청(DOL)은 개인들이 선택적으로 납입하는 401(k) 불입금액은 급여일로부터 가장 빠른 시간 내에 플랜 어카운트에 Deposit 되는 것을 원칙으로 정하고 있다. 100명 미만의 플랜은 일반적으로 7일 이내 모든 개인들의 불입액을 어카운트에 Deposit 해야하며, 100명 이상의 Large Plan의 경우 최대 납입 연장기간인 다음달 15일 이전 규정을 반드시 지켜야 한다.

3. 규정보다 더 많은 불입액 납입(Excessive Contribution)
401(k) 플랜만을 운영하는 경우, 또는 401(k) 플랜과 Profit Sharing, 펜션 플랜 등 다수의 플랜을 함께 운영하는 경우에 따라 여러가지 불입액 규정의 적용을 받게 된다. 가장 일반적인 규정은 개인들의 401(k) 불입한도 금액으로서, 2021년 현재 50세 미만은 연간 $19,500까지, 50세 이상은 $26,000까지 납입이 가능하며, 회사에서 매칭하는 금액을 모두 포함하여 최대 연간 $58,000 이상의 불입이 불가능하다. 하지만, 직원들의 불입요청 비율이나 금액이 개인의 불입액수 한도를 넘는 경우들이 있는데, 이는 플랜을 운영하는 담당자들의 주의가 필요하다. 또한, 회사에서 401(k)에 매칭해 주는 금액, Profit sharing으로 불입해 주는 금액들은 개인들의 연소득(Payroll)을 기준으로 하며, 이때는 최대 연봉계산한계금액(Maximum Salary Calculation Limit)을 적용 받게 된다. 즉, 2021년에 개인 연소득이 $500,000 이라 할지라도, 이 가운데 연금 매칭을 위해서는 최대 $290,000까지만 계산에 사용할 수 있다.
401(k) 플랜 운영 담당자들은 이러한 최대불입가능액수에 대한 기준을 숙지하고, 직원들 또는 기업의 중역들의 불입액수가 연간 한도액을 넘지 않도록 수시로 점검해야 한다. 만약, 불입액 한도를 넘은 경우가 발생했다면, 각각의 불입 마감일 전에 또는 세금보고 이전에 잘못된 불입액을 수정해야 한다.

4. 401(k) 플랜의 FORM 5500 보고 지연 또는 미제출
FORM 5500는 401(k)를 포함한 기업연금의 공식적인 IRS 세금보고양식으로서, 플랜의 적합성, 재정상황, 투자결과 및 운영 상황 등을 포함하고 있으며, 해당 플랜연도의 마지막 날로부터 7개월 이내에 매년 보고해야 한다. Calendar Year 기준이라면, 매년 7월 31일이 FORM 5500의 제출 기한이다. 만약, 이를 연기하기 위해서는 마감일전에 FORM 5558을 통해 연장할 수 있으며, 10월 15일까지는 FORM 5500를 제출해야 한다. 만약, FORM 5500를 보고하지 않을 경우, 노동청(DOL) 패널티와 국세청(IRS) 패널티를 부과받게 되는데, 노동청의 패널티는 1일당 $2,259 이며, Maximum이 없다. 한편, 노동청의 패널티 이외에 국세청의 패널티는 1일당 $250이며, 연간 최대 벌금은 $150,000까지 부과된다. 특히, FORM 5500의 미 보고는 401(k)를 운영하는 기업 입장에서 별도의 상당한 벌금을 부과받을 수 있기 때문에 매우 주의해야 하는 내용으로서, 플랜 운영 담당자는 Plan Administrator 와 각별히 보고준비를 철저히 해야 한다.

5. 직원들에 대한 Notice 지연 및 미 발송
기업연금을 운영하는 기업들은 주기적으로 또는 상황이 발생한 경우 일정하게 직원들에게 일괄적으로 Notice를 발송해야 하는 의무를 가지고 있다. 401(k)의 경우, 플랜에 가입할 수 있는 직원을 대상으로 한 Eligibility Notice, Fee와 Plan 내용들을 담은 Annual Notice를 주기적으로 발송해야 하며, 그 이외에 플랜의 형태에 따라 또는 상황에 따라 추가적인 Notice들을 발송하여, 모든 직원들이 해당 변경 내용들을 인지할 수 있도록 해야 할 의무가 있다. 이러한 추가적인 Notice로는 Automatic Enrollment Notice, Qualified Default Investment Alternative(QDIA) Notice, Safe Harbor Notice 등이 있다. 특히, 401(k) 플랜을 신규로 설치한 경우, 플랜의 Recordkeeper를 변경한 경우, 투자옵션이나 비용이 변경된 경우, 또는 플랜의 일부 내용을 변경한 경우에는 유효일로부터 최소 30일전에 반드시 해당 내용들을 직원들에게 공지해야 할 의무가 있다. 직원들에 대한 각종 Notice의 지연 또는 미 발송이 발생하여, 직원들에게 손해가 발생하게 되었다면, 직원들은 기업주(Sponsor)에게 언제든 그 책임을 물을 수 있기 때문에 플랜 운영 담당자의 각별한 주의가 요망된다.

6. Investment Options 리뷰 및 모니터링 미비
401(k) 플랜 운영 기업의 또 다른 수탁(Fiduciary)의무는 직원들에게 충분한 Investment Options을 제공해야 하는 것이며, 주기적인 리뷰를 통해 불필요한 Options을 제외하고, 적절한 Investment Lineup을 업데이트하고, 이를 교육하는 일이다. 특히, 해당 플랜의 투자 Fund가 다른 플랜에 비해 상대적으로 비싸거나, 장기간 동안 Performance 가 좋지 않거나, 해당 Fund의 주요 펀드매니저가 변경되어 수익률 저하가 예상됨에 따라 플랜의 Investment Policy Statement의 목적에 맞지 않을 경우 이를 신속하게 업데이트 하는 것이 중요한 의무 중에 하나이다. 대부분의 기업들은 이러한 Sponsor의 수탁의무를 잘 이해하지 못하거나, 중요하게 여기지 않는 경향이 있는데, 이러한 문제를 해결하기 위해서는3(21) 또는 3(38) 역할을 수행하는 별도의Investment Advisor를 고용하여 이러한 투자옵션에 대한 수탁의무를 해결할 수 있다. 특히, 플랜의 투자옵션과 Fund lineup은 플랜의 Recordkeeper나 Administrator, Plan Advisor가 해결해 줄 수 없는 Sponsor의 고유한 업무라는 것을 기억해야 한다.

7. 직원교육 제공의무 불이행
401(k) 플랜을 운영하는 기업들은 직원들의 Benefit을 위해 일해야 할 책임을 가지고 있다. 물론, 개인들의 투자에 대한 책임은 각 개인들이 지게 되지만, Sponsor는 직원들에게 플랜 옵션, 플랜 비용, 직원들의 권리, 투자 옵션 등에 대해 충분한 교육을 제공해야 한다. 특히, 직원이 플랜에 처음 가입하는 Enrollment 당시 기본 교육을 제공해야 하며, 연중 주기적으로 401(k) 플랜에 대한 교육을 제공해야 한다. 대부분의 Investment Advisor 들은 최소한 1년에 1회 이상의 주기적인 401(k) 교육을 제공하도록 권장하고 있으나, 401(k)를 운영하는 많은 한인 기업들의 경우 이러한 직원 교육의 중요성을 인식하지 못하고 있는 것이 현실이다.
직원교육이 부족하다고 패널티를 내는 경우는 없으나, 401(k)와 관련하여 직원과 회사간에 문제가 발생했을 때, 법적인 조치가 이뤄지는 과정에서 기업주들에게 가장 불리한 사항이 바로 직원들에 대한 교육의 미비이다. 최근에는 Cyber Security 문제로 인해 직원들의 401(k) 어카운트가 해킹을 당하는 경우들이 빈번하게 발생하는데, 이를 방지하기 위한 직원 교육을 반드시 제공하도록 하고 있다.