매년 12월에 반드시 내보내야 하는 401(k) 플랜 직원 Notice
Calendar Year 로 운영되는 401(k)플랜의 경우 새해 플랜연도가 시작 되기 30일 (12월 2일) 전까지 직원들에게 반드시 내보내야 하는 Notice 들이 있다.
플랜의 Design이나 Provision 에 따라 그 Notice 의무사항이 다를 수 있지만, 일반적으로는 Safe Harbor 401(k) Notice, Qualified Default Investment Alternative (QDIA) Notice, Automatic (Negative) Enrollment Notice, Participant Fee Disclosure Notice 등이 여기에 속한다.
▶ Safe Harbor 401(k) Notice
회사가 Safe Harbor 401(k)플랜을 운영하고 있다면, 정해진 기한 내에 Safe Harbor 플랜과 관련된 Notice를 직원들에게 제공해야 하다. Safe Harbor 401(k) Notice는 처음 플랜에 가입이 가능한 직원들에게는 최대 90일 이전 이내에 해당 플랜의 내용을 포함한 Notice를 제공해야 한다. 또한, 매년 플랜의 시작일로부터 최소 30일 이전 (최대 90일 이내)까지 해당 Notice를 직원들에게 제공해야 한다.
Safe Harbor 401(k) Notice에 포함되어야 하는 최소한의 내용은 다음과 같다.
a)기업주가 Matching을 제공하는지 Non-elective Contribution 을 제공하는지 여부
b)401(k) 이외의 플랜을 함께 운영하는 경우, 해당 플랜들을 통해 제공되는 직원 혜택
c)해당 Benefit이 언제 어떻게 제공되는지 여부
d)직원들의 Salary Deferral 이 언제 가능한지 여부
e)Withdrawal / Vesting 옵션
▶ Qualified Default Investment Alternative (QDIA) Notice
모든 플랜 Participants 들은 처음 플랜에 Eligible 이 된 시점에 QDIA Notice를 제공받아야 한다. 직원이 401(k)에 가입할 자격을 갖추게 되면, 최초 가입 가능일로부터 30일 이전에 첫번째 Notice가 제공되어야 하며, 그 이후에는 플랜에 가입한 직원에게는 적어도 연간 1회 이상 제공하는 것이 원칙이며, 새해 1월 1일을 기준으로 30일 전인, 전년도 12월 2일까지는 반드시 QDIA Notice를 제공해야 한다.
QDIA 공지에는 개인이 별도의 투자옵션을 선택하지 않을 경우, 모든 은퇴연금 투자자금은 플랜이 정한 내용에 따라 각 Qualified Default Investment Alternative 옵션에 자동으로 투자된 다는 내용을 포함해야 한다.
▶ Automatic (Negative) Enrollment Notice
401(k) 플랜이 Automatic Enrollment 옵션을 사용하고 있는 경우라면, 기업주는 새해 플랜이 시작되는 시점 (Calendar Year 라면, 매년 1월 1일 기준)으로부터 30일이전까지 (최대 90일 이전) 직원들에게 관련된 Automatic Enrollment Notice를 제공해야 한다.
만약, 입사와 동시에 플랜에 가입이 가능한 옵션을 사용하고 있는 경우라면, 직원의 입사일과 동시에 Automatic Enrollment Notice를 반드시 제공해야 한다. Automatic Enrollment Notice에는 Automatic contribution process, Opt-out 옵션, QDIA 내용등이 포함되어야 한다.
▶ Participant Fee Disclosure - 404(a)(5) Notice
Participant Fee Disclosure는 플랜 Administrator 가 직원들에게 의무적으로 제공해야 하는 Notice 가운데 하나로서, 연금 투자 결정을 위한 플랜 비용을 이해할 수 있도록 하는 서류이다. 직원이 401(k)에 가입할 자격을 갖추게 되면, 최초 가입 가능일로부터 그 이전에 첫번째 Notice가 제공되어야 하며, 그 이후에는 플랜에 가입여부와 관계 없이 모든 직원들에게 연간 1회 이상 제공하는 것이 원칙이다. 특히, Fee Disclosure 에는 투자옵션, 투자방식, 투자와 관련된 각종 비용, 융자의 절차와 관련 비용 뿐 만 아니라, 각 투자 옵션에 대한 과거 투자결과, 벤치마크 자료등의 비교자료를 반드시 제공해야 한다. 일반적으로 Fee Disclosure 내에는 온라인에서 제공하는 각 투자옵션에 대한 자세한 사항을 안내하도록 하며, Fee Disclosure Notice는 직원들에게 Electronically 제공하는 것을 허락하고 있다.
▶ Summary Annual Report (SAR) 제공
만약 전년도의 FORM 5500 Filing이 7월 31일 기한 이내에 제출되지 않고, 제출을 연장한 경우라며, 기업주는 당해연도의 12월 15일까지 반드시 Summary Annual Report(SAR)을 플랜 Participants 들에게 제공해야 한다.
SAR의 경우 FORM 5500 와 플랜의 Financial Statement 이 포함된 요약된 연간 플랜 보고서로서 매년 정해진 기간 이내에 직원들에게 제공되어야 한다. SAR의 제공 기한은 Plan Year가 종료된 시점으로부터 9개월이 지나기 전에 제공되어야 한다. 즉, FORM 5500 제출 기한(7월 31일)으로부터 2개월 이내에 제공되어야 한다. 만약, FORM 5500 제출이 연장된 경우라면 (10월 15일), 연장된 날로부터 2개월 인 12월 15일 이전까지 SAR이 플랜 Participants 들에게 제공되어야 한다.
▶ Safe Harbor 401(k) Notice
회사가 Safe Harbor 401(k)플랜을 운영하고 있다면, 정해진 기한 내에 Safe Harbor 플랜과 관련된 Notice를 직원들에게 제공해야 하다. Safe Harbor 401(k) Notice는 처음 플랜에 가입이 가능한 직원들에게는 최대 90일 이전 이내에 해당 플랜의 내용을 포함한 Notice를 제공해야 한다. 또한, 매년 플랜의 시작일로부터 최소 30일 이전 (최대 90일 이내)까지 해당 Notice를 직원들에게 제공해야 한다.
Safe Harbor 401(k) Notice에 포함되어야 하는 최소한의 내용은 다음과 같다.
a)기업주가 Matching을 제공하는지 Non-elective Contribution 을 제공하는지 여부
b)401(k) 이외의 플랜을 함께 운영하는 경우, 해당 플랜들을 통해 제공되는 직원 혜택
c)해당 Benefit이 언제 어떻게 제공되는지 여부
d)직원들의 Salary Deferral 이 언제 가능한지 여부
e)Withdrawal / Vesting 옵션
▶ Qualified Default Investment Alternative (QDIA) Notice
모든 플랜 Participants 들은 처음 플랜에 Eligible 이 된 시점에 QDIA Notice를 제공받아야 한다. 직원이 401(k)에 가입할 자격을 갖추게 되면, 최초 가입 가능일로부터 30일 이전에 첫번째 Notice가 제공되어야 하며, 그 이후에는 플랜에 가입한 직원에게는 적어도 연간 1회 이상 제공하는 것이 원칙이며, 새해 1월 1일을 기준으로 30일 전인, 전년도 12월 2일까지는 반드시 QDIA Notice를 제공해야 한다.
QDIA 공지에는 개인이 별도의 투자옵션을 선택하지 않을 경우, 모든 은퇴연금 투자자금은 플랜이 정한 내용에 따라 각 Qualified Default Investment Alternative 옵션에 자동으로 투자된 다는 내용을 포함해야 한다.
▶ Automatic (Negative) Enrollment Notice
401(k) 플랜이 Automatic Enrollment 옵션을 사용하고 있는 경우라면, 기업주는 새해 플랜이 시작되는 시점 (Calendar Year 라면, 매년 1월 1일 기준)으로부터 30일이전까지 (최대 90일 이전) 직원들에게 관련된 Automatic Enrollment Notice를 제공해야 한다.
만약, 입사와 동시에 플랜에 가입이 가능한 옵션을 사용하고 있는 경우라면, 직원의 입사일과 동시에 Automatic Enrollment Notice를 반드시 제공해야 한다. Automatic Enrollment Notice에는 Automatic contribution process, Opt-out 옵션, QDIA 내용등이 포함되어야 한다.
▶ Participant Fee Disclosure - 404(a)(5) Notice
Participant Fee Disclosure는 플랜 Administrator 가 직원들에게 의무적으로 제공해야 하는 Notice 가운데 하나로서, 연금 투자 결정을 위한 플랜 비용을 이해할 수 있도록 하는 서류이다. 직원이 401(k)에 가입할 자격을 갖추게 되면, 최초 가입 가능일로부터 그 이전에 첫번째 Notice가 제공되어야 하며, 그 이후에는 플랜에 가입여부와 관계 없이 모든 직원들에게 연간 1회 이상 제공하는 것이 원칙이다. 특히, Fee Disclosure 에는 투자옵션, 투자방식, 투자와 관련된 각종 비용, 융자의 절차와 관련 비용 뿐 만 아니라, 각 투자 옵션에 대한 과거 투자결과, 벤치마크 자료등의 비교자료를 반드시 제공해야 한다. 일반적으로 Fee Disclosure 내에는 온라인에서 제공하는 각 투자옵션에 대한 자세한 사항을 안내하도록 하며, Fee Disclosure Notice는 직원들에게 Electronically 제공하는 것을 허락하고 있다.
▶ Summary Annual Report (SAR) 제공
만약 전년도의 FORM 5500 Filing이 7월 31일 기한 이내에 제출되지 않고, 제출을 연장한 경우라며, 기업주는 당해연도의 12월 15일까지 반드시 Summary Annual Report(SAR)을 플랜 Participants 들에게 제공해야 한다.
SAR의 경우 FORM 5500 와 플랜의 Financial Statement 이 포함된 요약된 연간 플랜 보고서로서 매년 정해진 기간 이내에 직원들에게 제공되어야 한다. SAR의 제공 기한은 Plan Year가 종료된 시점으로부터 9개월이 지나기 전에 제공되어야 한다. 즉, FORM 5500 제출 기한(7월 31일)으로부터 2개월 이내에 제공되어야 한다. 만약, FORM 5500 제출이 연장된 경우라면 (10월 15일), 연장된 날로부터 2개월 인 12월 15일 이전까지 SAR이 플랜 Participants 들에게 제공되어야 한다.
최종수정: 2024/01/10 11:27:20AM