납세자들이 가장 혼동하는 비용의 종류가 접대비와 여행 경비인데 세법에서 규정은 조금 광범위하다. 연방 국세청의 입장은 기본적으로 비즈니스 목적이면 사치스럽거나 지나치지 않는 한 공제받을 수 있다고 규정하고 있다. 세무감사의 대상이 되지 않는다고 하여 그동안 공제받은 비용이 모두 합당하다는 것은 아니며 일단 세무 감사의 대상이 되면 접대비와 출장 경비는 항상 도마 위에 오르는 주요 아이템이다.

가끔 사회의 지도층이나 고위 공직자들이 출장 시에 자가용 비행기를 임대하여 사용한 것이 언론에 보도되는데 실제로 문제가 되는 것은 자가용 비행기를 임대하였다는 것이 아니라 임대 후 사용 목적이 비즈니스와 관련된 것보다 개인적인 목적으로 사용되었다는 것에 있다. 일반인의 입장에서야 비행기를 타고 출장을 다녀오는 것 자체가 아직은 호사스럽게 보이는 상황인데 자가용 비행기를 이용한 출장이 세간 사람들의 입방아에 오르는 것은 당연하게 보이기도 하다.

일전에 퇴임한 아놀드 슈워제네거 주지사가 처음 주지사 당선 시에 자녀의 통학을 위해 전세기를 이용한 것이 언론에 보도된 것도 이런 맥락인 것 같다. 같은 비행기의 이용이더라도 보는 관점에 따라 인식하는 것이 다르기 때문에 비즈니스 출장 경비도 그 금액보다는 목적에 따라 사회가 인정하는 통념의 범위 안에서 비용 처리하는 것이 바람직하다 하겠다.

세법에서 인정하는 출장이란 집을 떠나서 숙박을 필요로 하는 여행이어야 비즈니스 출장으로 간주하는데 만약 숙박을 하지 않고 당일에 돌아오는 출장이라면 교통비만 따로 공제 신청을 하여 처리해야 하며 이는 출장 경비와는 구분하여 회계처리 하여야 한다. 비즈니스 여행으로 처리하기 위해서는 온종일 일할 필요는 없다. 적어도 하루에 4시간 일을 했으면 숙박 음식 그 밖의 비용을 사업비용으로 공제받을 수 있다.

비즈니스 미팅이 월요일 새벽으로 시간이 정해져 있어서 일요일 오후에 미리 근처에 있는 호텔에 묵게 되는 경우에는 이 숙박 비용 전액을 출장 경비로 인정받게 된다. 즉, 이렇게 목적에 따라 출장 경비는 다르게 처리되므로 반드시 자료를 잘 정리해야 하는데 건당 75달러 이상의 경비 지출은 반드시 영수증을 첨부해야 하며 지출의 목적을 기재해 놓아야 후에 세무 감사 시에도 중요한 자료로 인정받을 수 있다.