▶현금주의(Cash Basis)

현금주의 회계 기준은 현금을 받았을 때 수익을 인식하고 현금을 지불하였을 때 비용을 인식한다. 따라서 약속어음이나 미래에 현금이나 서비스를 받을 것을 기대할 경우, 즉 미수금이나 미지급금 등의 거래 내역은 기록되지 않는다. 또한 수익을 위하여 물건이나 재료를 구입했을 때 현금이 지불되었으면 직접 비용으로 바로 계상되기 때문에 재고 자산을 정확히 파악 하기가 어렵다.

현금주의는 회계 기준의 대표적인 2가지 원칙인 수익 인식 원칙(Revenue Recognition Principle)과 대응 원칙(Matching Principle)에 맞지 않는다. 수익 인식 원칙에서는 수익은 현금을 받았을 때가 아니라 수익이 발생하였을 때(Earned) 인식해야 하고, 대응 원칙은 비용은 현금이 지불될 때가 아니라 관련된 수익과 대응되어야 한다는 원칙이다. 하지만, 현금주의는 기록이 간단하고 현금 흐름을 파악하기 쉬우며, 인보이스를 나중에 발송하여 과세 표준(Taxable Income)을 연기할 수 있는 있으므로 소규모 사업자들에게 주로 사용된다. 하지만, 미수금이나 미지급금을 인식하지 않기 때문에 손익을 정확히 계산하기 어렵다.

▶발생주의(Accrual Basis)

발생주의 회계 기준은 수익은 수익이 발생하였을 때(Earned) 인식하고, 비용은 발생하였을 때(Incurred) 인식한다. 수익과 현금 수령, 현금 지급과 비용의 인식 사이의 차이를 기록하는데 추가적인 계정이 만들어져야 한다.

현금을 받기 전에 수익이 인식되어지면 외상 매출금(Accounts Receivable)과 같이 미수 수익계정(Accrued Revenue Account)에 기록되고, 현금을 받은 후에 수익이 인식이 되면 선수 수익(Unearned Revenue)과 같이 이연 수익 계정 (Deferred Revenue Account)에 기록된다. 현금이 지불되기 전에 비용이 인식되면 외상매입금(Accounts Payable)과 같이 발생 비용 계정에 기록되며, 현금이 지불되고 난 후 비용이 인식되면 선급 비용(Prepaid Expense)과 같이 이연 비용 계정(Deferred Expense Account)에 기록된다. 재고 자산 계정은 판매를 위하여 구입한 상품이나 재료는 유동 자산(Current Asset)으로 기록되고 그 기간 동안에 팔린 물건은 매출 원가(Cost of Goods Sold)로 기록된다.

발생주의 단점은 현금주의에 비해서 복잡하고 비용이 많이 들 뿐만 아니라 대금을 받기 전에 수익에 대한 세금이 발생할 수 있다. 그렇지만 발생주의는 현금주의 보다 장기간에 걸쳐 사업이 어떻게 진행되는가에 대한 정확한 청사진을 보여준다.

대부분 회사들은 세금보고시 현금주의가 세금을 이연하여 주기 때문에 현금주의를 선택하고 싶어 한다. 하지만 연방 국세청 (IRS)은 상장된 모든 회사를 포함하여 일반적으로 모든 사업체에 대해 발생주의를 사용하도록 요구하고 있다. 하지만, 규모가 작은 일반 소규모 사업자들에게는 현금주의를 사용할 수 있도록 허용해주고 있으므로 전문가와 잘 상의해서 회사에 맞는 회계 기준을 세워야 한다.