연방법에 따르면 모든 납세자는 세금 보고서 복사본과 모든 증빙자료를 3년 동안 보관해야 한다고 규정되어 있는데 이 법에 근거하여 많은 사람이이 기간만 증빙 자료를 보관하면 된다고 잘못 알고 있다. 모든 납세자는 연방 국세청이 요구하는 한 모든 기록을 보관해야 하는데, 이 기간은 주로 연방 국세청이 특정 납세자에게서 더 많은 세금이나 벌금을 부과하려고 할 때 사용할 수 있는 기간이거나 납세자가 이미 보고된 세금보고서를 정정해서 환급신청을 할 수 있는 기간을 의미한다.

만약 납세자가 다른 세금을 더 납부할 의무가 없으며 세금보고에 중대한 과실이 없었다면 3년 동안 기록을 보관해야 하며 납세자가 일단 세금신고를 마친 후 환급신청을 위해 정정 보고를 한다면 세금이 지급된 날짜로부터 2년 혹은 오리지널 세금 신고 후 3년 중 더 긴 기간 동안 기록을 보관해야 한다.

연방 국세청에서 보기에 중대하게 많은 액수(전체 수입의 25% 이상)를 보고하지 않거나 거짓으로 보고했다고 판단할 경우 그 기간을 6년으로 연장할 수 있고, 조사 중에 부정으로 세금 보고를 하여 탈세한 혐의가 발견될 경우 그 기간에 제한 없이 연방 국세청에서 자료를 요구할 수 있고 또한 보고되지 않은 세금 보고서에 대해서도 기간에 제한 없이 자료를 요구할 수 있다. 결국 가장 중요한 사항은 만약 납세자가 세금신고서를 보고하지 않았거나 거짓으로 세금 신고서를 보고했을 경우에는 연방 국세청에서 요구하는 모든 기간에 대해 보관된 기록을 증명해야 하는 부담이 납세자에게 지워진다는 점이다.


세금 보고서의 입력항목, 공제항목 및 기재 사항을 입증할 책임을 증명 책임이라고 하는데 납세자가 특정 비용 요소에 대한 공제를 받으려면 그 내용을 입증할 수 있어야 한다. 일반적으로 납세자는 비용정보와 영수증을 통하여 증명 책임을 충족하게 되는데 적절한 기록 또는 비용 내용을 입증할 충분한 증거를 일정 기간보관하는 것이 중요하다.

수입의 원천에 대한 모든 기록, 특히 비즈니스를 통해 발생한 수입과 비즈니스와 관련이 없는 수입, 그리고 세금을 납부해야 하는 수입과 그렇지 않은 수입에 대한 기록을 보관해야 한다. 또한 세금보고 상 비용으로 처리할 수 있거나 처리한 항목들에 대한 기록을 보관해야 하고 재산이나 재화 취득 당시의 비용에 대한 기록, 특히 재화의 구매가격이나 취득 후 투자된 비용에 대해서도 기록을 잘 남겨두어야 한다. 신용카드 명세서 및 유틸리티 등 개인 비용 관련 서류는 3년, 세금보고에 사용된 서류들(비즈니스 수익 및 급여 내용, 공제에 사용된 의료비지출내용, 주식거래내용 등)은 대략 6년 정도 보관하는 것이 좋겠다. 주식이나 유가증권의 거래로부터 손실을 본 경우는 손해를 본 내용을 7년 동안 보관해야 하고 부동산 관련 자료(구매 및 매각 시 에스크로 서류, 보유 기간 중 지출한 투자비용, 모기지 이자 및 부동산세 납부 서류)는 그 부동산을 매각한 후 3년 정도 더 보관하는 것이 좋겠다.