일반적으로 종업원들은 월급을 받는 순간 세금이 동시에 납부되거나 월급 수령 전에 세금이 징수된다. 즉 고용주가 종업원의 월급에서 소득세를 원천 징수하여 IRS에 종업원의 이름으로 미리 납부하는 것인데, 양식 W-4는 미리 납부하는 세금액을 결정하기 위한 개인 정보를 고용주에게 제공하는 양식이다. 이에 반해 양식 I-9은 직원 채용에 대한 정부 기관의 감독 절차로써 양식 I-9를 통하여 이민국은 일할 수 있는 신분의 사람들만을 고용주가 채용하고 있는지 확인한다. IRS는 연방 세금보고와 사회보장국에 사회보장 세금 징수액을 개인별로 통보하면서소셜 번호가 정확한지 확인하며, 사회보장국은 소셜 번호에 일할 수 있는 신분 여부와 세금보고 외의 센서스 등 다른 정보를 수집함에 있어 중요한 근거자료가 된다.

양식 I-9은 세 부분으로 나뉜다. 섹션(Section)1은 채용된 직원이 본인의 이름, 주소, 소셜 번호, 그리고 시민권자, 영주권자, 혹은 합법적으로 일할 수 있는 신분임을 기재하고 서명하는 부분이다. 섹션2는 고용주가 작성하는 부분으로 직원의 신분과 노동자격을 확인하는 부분이다. 마지막으로 섹션3은 고용주가 직원의 노동자격을 재확인하거나 새로운 정보를 기재하기 위하여 사용한다.

고용주에게 가장 중요한 부분은 섹션2로, 직원 본인의 신분과 노동 자격을 한 번에 보여주는 리스트(List)A 서류를 확인하고 발급관청, 서류번호, 만기일 등을 기재한다. 리스트A 서류를 확인하기 어려운 경우, 본인 신분만을 보여주는 리스트B 서류와 노동 자격을 보여주는 리스트C 서류를 각각 확인하고 내용을 기재해야 한다. 리스트 A·B·C에 해당하는 각각의 서류는 양식 I-9 뒷면에 자세히 소개되어있으며 이 양식은 이민국 웹사이트(uscis.gov/i-9)에서 다운로드 받아 사용할 수 있다.

I-9과 관련하여 고용주가 주의해야 할 점은 정해진 규정보다 더 많은 자료를 요구한다면 고용차별이나 과다한 서류요구로 간주하여 법적인 처벌을 받을 수 있다는 것이다. 예를 들어, 대부분의 고용주가 서류의 진위를 판단하기 쉬운 특정 서류, 즉 운전 면허증이나 소셜 카드를 많이 요구한다. 그러나 다른 서류로도 노동 자격 확인이 가능한데 이러한 특정 서류만을 강요한다면 이것 또한 과다문서 요구에 해당할 수 있다.

이민국에서 종종 노동 집약적인 비즈니스를 영위하는 사업장을 불시에 방문하여 종업원의 고용이 합법적인지 확인한다고 한다. 이런 불시 방문에 의한 감사는 피할 수 있는 방법은 없고 다만 현장 감사에서 수행되는 몇 가지의 서류 등을 잘 구비해 놓는 것이 중요하다.