첫째, 사업의 흐름을 보여준다.

사업의 경과를 추적하기 위하여 제대로 된 기록이 필요하다. 잘 정리된 기록은 사업이 성장하는지 어떤 아이템이 팔리는지, 어떤 변화가 필요한지를 보여줄 수 있다. 올바른 장부정리는 사업 성공의 가능성을 높여준다.

둘째, 재무제표를 준비할 수 있다.

정확한 재무제표를 준비하기 위해서는 올바른 기록이 필요하다. 재무제표에는 손익 계산서 (Profit and Loss Statement/ Income Statement)와 대차대조표(Balance Sheet)가 포함된다. 재무제표는 본인의 거래은행 또는 크레디터(Creditor)와 협상하거나 본인의 사업을 관리하는 데 도움을 준다.

손익계산서는 일정한 기간 사업의 소득과 비용을 보여주는 재무제표이고 대차대조표는 주어진 시점에서 자산과 부채 그리고 자본의 상태를 보여 주고 있는 재무제표다.

셋째, 영수증의 근원을 파악할 수 있다.

다양한 출처로부터 현금과 물건들을 받는다. 올바른 장부정리는 영수증의 근원을 확인할 수 있게 해준다. 또 사업과 관련된 비용과 사업과 관련되지 않은 비용을 구분할 수 있게 해주고, 과세대상 소득인지 비과세대상 소득인지 구분할 수 있는 정보를 뒷받침해 준다.

넷째, 공제받을 수 있는 비용을 빠짐없이 공제할 수 있게 해준다.

비용이 발생하였을 때 기록을 제대로 하지 않으면 세금보고 시 공제받을 수 있는 비용을 누락할 수 있다.

다섯째, 세금보고를 준비한다.

세금보고를 준비하기 위해서는 좋은 장부기록을 가지고 있어야 한다. 이러한 기록은 소득, 비용 그리고 크레딧을 뒷받침해야 한다. 일반적으로 이러한 내용은 본인의 사업을 점검하는 데 사용하고 본인의 재무제표를 준비하는 데 필요한 기록과 같아야 한다.

여섯째, 세금보고에 기록된 항목에 대한 근거자료를 뒷받침하고 있다.

IRS나 주정부 감사에 대비하여 언제나 보여줄 수 있는 사업과 관련된 기록을 가지고 있어야 한다. 만약 연방국세청(IRS)이나 주정부에서 본인의 세금보고를 감사하면, 본인에게 보고된 사항에 관해 설명하라고 요청할 것이다. 잘 정리된 기록은 감사를 빨리 마무리할 수 있게 해준다.

장부정리를 잘하기 위한 최선의 방법은 복잡하지 않다. 본인 사업과 관련된 소득과 비용을 명확하고 정확하게 반영할 수 있는 장부정리 시스템(System)을 사용해야 한다. 세금보고는 본인의 모든 소득, 공제비용 그리고 세액공제 등을 설명할 수 있어야 한다는 것을 명심해야 한다.

장부를 보관해야 기간은 활동, 비용 또는 그 장부를 증명하는 사건에 따라 다르다. 세법에도 공소시효 (Statute of limitations)가 있어서 부과제척 기간 이내에서만 세금을 부과할 수 있으며, 그 기간이 지나면 세금을 부과할 수 없게 되어 있다. 따라서 적어도 세금보고 상에 수입과 지출을 입증하기 위해 필요로 하는 기간만큼 장부를 보관하고 있는 것이 좋다.